Čeští podnikatelé často využívají jako ochranu před nezaplacením zálohovou fakturu. Mnohdy však dochází k nejasnostem při jejím zaúčtování, a to především z pohledu DPH. Nevíte jak s ní pracovat? V tomto článku Vám poradíme!
Text: Pavla Mudrochová, foto: Profimedia
- Zálohová faktura je podklad pro nezaplacení zálohy nebo celé částky ještě před poskytnutím služby nebo dodáním výrobku
- jde o efektivní ochranu před dlužníkem a nezaplacením konečné faktury, zvláště pokud jste plátcem DPH
- náležitosti faktury neurčuje žádný zákon, povinností je uvést jen informaci o tom, že se nejedná o daňový doklad,
- ostatní údaje jsou totožné s běžnou fakturou,
- po uhrazení nasmlouvané částky musíte zákazníkovi vystavit do 15 dnů daňový doklad,
- zálohové faktury doporučujeme vést v samostatné (operativní) evidenci,
- nepleťte si zálohovou fakturu a zálohový daňový doklad.
Zálohová faktura (proforma faktura) není daňovým ani účetním dokladem. V této souvislosti vás může napadnout otázka, jestli je její vydání užitečné a k čemu nám slouží? Zálohovou fakturu používáme jako informaci pro zaplacení zálohy nebo celé částky, a to ještě před samotným poskytnutím služby či dodáním výrobku. Jejím vydáním poměrně často eliminujete riziko nezaplacení faktury. Vyhnete se tak problémům s dlužníky.
Jak na správné vystavení zálohové faktury
- Zálohová faktura slouží jako podklad k zaplacení platby, nevstupuje do účetnictví, daní nebo evidence DPH. Doporučujeme je vést v operativní (pomocné) evidenci. Náležitosti zálohové faktury neurčuje žádný zákon. Povinností je pouze uvedení informace, že se nejedná o daňový doklad. Další údaje doporučujeme uvádět stejné jako u klasické faktury. Tzn.:
- číslo účtu,
- variabilní symbol nebo své základní údaje,
- na zálohové faktuře by se neměl objevit popis konkrétního dodání výrobku nebo služby (pokud již k tomu nedošlo),
- na zálohové faktuře nemusí být přehled DPH.
- Vystavení zálohové faktury doporučujeme nejen u nových zákazníků, ale i u stávajících klientů. Především pak v případě zakázky s vysokými náklady. Vyhnete se tak problémům s neproplacenými fakturami a dalšími náklady, které s tím souvisejí (např. nákup materiálu na zakázku aj.). V praxi se zálohová faktura vystavuje na základě objednávky. V případě, že jste plátcem DPH, může být poměrně zásadní. Pokud jste plátcem DPH a vystavíte zálohovou fakturu, ale přesto platba nepřijde, nic se neděje a nemusíte nic danit. Jako plátce DPH totiž musíte z každé vystavené faktury odvést DPH. Platí to i v případě, že vám zákazník pohledávku nezaplatí. Nezbývá vám tedy nic jiného, než odvést DPH „ze svého“.
- Po uhrazení nasmlouvané částky musíte vystavit daňový doklad.
-
- Zákazníkovi jste povinni vystavený daňový doklad zaslat nejpozději do 15 dnů ode dne přijetí platby, nebo data uskutečnění zdanitelného plnění (podle toho, který den nastane dříve),
- datem uskutečnění zdanitelného plnění se rozumí den, kdy bylo zboží skutečně dodáno nebo služba poskytnuta,
- datum zdanitelného plnění na daňovém dokladu je většinou shodný s datem vystavení.
-
- Nepleťte si zálohovou fakturu a zálohový daňový doklad. Zdá se to téměř stejné, ale z každého dokladu nám plynou jiné povinnosti. Jaký je mezi nimi rozdíl?
-
- zálohová faktura
- není daňový doklad, slouží pouze jako podklad k zaplacení platby, nevstupuje do účetnictví, daní nebo evidence DPH,
- zálohový daňový doklad
- v případě přijetí platby je nutné vystavit zálohový daňový doklad, který musíte zákazníkovi zaslat do 15 dnů od přijetí platby nebo data uskutečnění zdanitelného plnění,
- daňový doklad
- vystavujete až na závěr. Zrekapitulujte všechny poskytnuté služby, nezapomeňte odečíst všechny zálohy a již odvedené DPH. Následně vyčíslíte doplatek odběratele (zákazníka) a doplatek DPH.
- zálohová faktura
Čtěte také:
