Proč se malým firmám vyplatí externí účetní?
Svěřit vedení účetnictví externímu dodavateli se vyplatí především malým firmám. Outsourcing účetnictví je zpravidla levnější, protože se náklady podstatně sníží o potřebné vybavení a školení zaměstnanců. Výrazně se sníží i administrativa spojená se zaměstnáváním. U externího dodavatele získáte kvalitního odborníka za nižší náklady než v případě zaměstnance. Outsourcing zajistí i zastupitelnost. V případě nesprávného vedení účetnictví se náhrady škody dočkáte spíš u externí firmy, která bývá většinou pojištěna.
Text: Pavla Mudrochová, foto: Profimedia
Snad každý podnikatel stál před otázkou, komu má svěřit vedení účetnictví. Zvolit externí účetní, nebo se spolehnout na vlastní účtárnu? Interní účtárna s vlastními zaměstnanci dnes již není jediným možným řešením. Stále častěji se setkáváme s tzv. outsourcingem. Už z této informace je jasné, že není jen jedna správná odpověď. Závisí na velikosti firmy, předmětu její činnosti, ale také na osobnosti majitele. Každá varianta má své klady i zápory. Pokusíme se vám je ve třech bodech přiblížit a usnadnit tak rozhodování pro nejlepší řešení firemního účetnictví.
Kolik mě bude stát outsourcing? Jaké budou náklady na provoz interní účtárny?
+ Externí účetní je obvykle výrazně levnější řešení než zaměstnanec.
+ Nemusíte řešit IT vybavení, nákup účetního programu a potřebná školení.
+ Výrazně se sníží i administrativa spojená se zaměstnáváním.
– Externí účetní není součástí firmy, je pro něho/ni těžší poznat ji zevnitř a pochopit vnitropodnikové procesy.
– Nemůže zastoupit jiné zaměstnance v případě jejich nepřítomnosti.
– U větších firem mohou potřebovat k zajištění chodu více účetních najednou, což se outsourcingem může řešit špatně.
Jaká z uvedených variant je úspornější? Základem správného rozhodnutí je odpověď na otázku nákladů. Služba externího dodavatele bývá zpravidla levnější než náklady na interní účetní oddělení. Obzvlášť menší firmy se k outsorcingu přiklání. A důvodů je mnoho. Nemusíte řešit IT vybavení, nákup účetního programu, kancelářských potřeb a spotřebního materiálu. Současně se vyhnete nákladům za školení a nákup odborné literatury. O zaměstnance se prostě musíte postarat a všechno potřebné zajistit. Navíc nemáte jistotu návratnosti vložené investice, protože musíte počítat s rizikem fluktuace zaměstnanců, a tedy i se stále se zvyšujícími náklady. Také administrativa spojená se zaměstnáváním zvyšuje firemní výdaje. Z uvedených důvodů je patrné, že k jejich snížení může přispět externí účetní firma.
Získám outsourcingem kvalitního odborníka?
+ Kvalifikovaného odborníka můžete získat smlouvou s externím účetním zpravidla za nižší náklady než u zaměstnance.
+ Externí účetní je mnohem více motivovaný a snaží se odvádět stále kvalitnější práci, přičemž permanentně zvyšuje svou kvalifikaci.
+ Outsourcing zajistí i zastupitelnost.
– Často pracuje pro více klientů najednou, proto může být reakční doba na požadavky delší než u vlastního zaměstnance.
– Může dojít k situaci, že odmítne zakázku (např. z důvodu nedostatečné kvalifikace nebo z etických důvodů).
Nejtěžším úkolem v podnikání je sehnat kvalitního a spolehlivého zaměstnance. V případě účetního to platí dvojnásob. Když už se vám tento problém podaří vyřešit a sehnat kvalitního zaměstnance, musíte počítat s rizikem výpadku v práci z důvodu nemoci atd., je tak třeba vyřešit zastupitelnost. Jako snazší a jistější se jeví varianta externího dodavatele, který musí být, a je, specialistou v oboru své činnosti. Neustále se vzdělává, sleduje trendy a změny v legislativě. Z těchto důvodů obvykle odvádí práci ve vyšší kvalitě než interní pracovníci. Jednoduše řečeno, za nižší náklady můžete získat kvalitního odborníka, kterému nevadí dělat práci navíc, je motivovaný a snaží se odvádět stále kvalitnější práci. Nejlepší odborníci externího dodavatele se stávají partnery managementu a často poskytují podporu při řízení firmy. I pro výpadek konkrétního pracovníka zaručuje zastupitelnost.
Jak vyřešit sankce, které vyplývají z nesprávného vedení účetnictví?
+ Externí účetní je zpravidla proti riziku nesprávného vedení účetnictví pojištěn.
+ Platí to zejména u účetních, kteří poskytují daňové poradenství. Povinnost pojistit se jim ukládá zákon.
+ Vymahatelnost náhrady škody je oproti zaměstnanci podstatně vyšší.
Chybu může udělat každý. Platí to i ve vedení účetnictví. Riziko sankcí za špatný postup, nedodržení lhůty či nedodání požadovaných a správných informací je navíc veliké. I v tomto případě je výhodnější externí dodavatel, který je zpravidla proti riziku nesprávného vedení účetnictví a mezd pojištěn. Platí to zejména u firem poskytujících daňové poradenství, kterým povinnost pojistit se proti těmto rizikům ukládá dokonce zákon. Vymahatelnost náhrady škody v případě zaměstnance je podstatně menší.
Obzvlášť vhodnou oblastí pro outsourcing se v tomto světle jeví mzdová agenda, která je činností nárazovou, vyžadující vyšší nasazení pracovníků v krátkém časovém úseku. Mzdová a personální legislativa je poměrně složitá, vztahy mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem je třeba řešit citlivě, a to s vědomím možných rizik a důsledků. Je proto výhodou mít po ruce odborníka, který zná zákoník práce a související předpisy a umí domyslet i finanční dopady jednotlivých rozhodnutí.
Závěrem malé shrnutí
Ujasněte si, koho a na jakou konkrétní účetní práci hledáte. Účetní zaměstnanec se vyplatí většinou jen velkým firmám, pro ostatní je lepší externista. Výběru účetní věnujte dostatek času a pozornosti. Jen tak si zajistíte partnera, s kterým budete dlouhodobě spokojeni.
Čtěte také:
